타임즈 임성희 기자 | 서울특별시교육청은 2024년 이전 예정인 신청사 스마트오피스 전면 시행에 앞서 현 청사 10층 3개 부서(정책안전기획관, 예산담당관, 행정관리담당관)를 대상으로「스마트오피스 시범사업」을 운영한다.

스마트오피스 시범사업은 기존 사무공간을 수평·개방·통합 공간으로 혁신하고 클라우드 업무환경(VDI) 기반 조성 및 자율좌석제 운영을 통하여 ICT 혁신과 제도·문화 혁신을 동시에 추진함으로써 일하는 방식과 조직문화 혁신을 이루고자 한다.

스마트오피스 사무공간은 부서별로 나누어졌던 공간을 하나의 개방된 사무실로 통합하여 열린 업무공간으로 조성된다. 이를 통해 직원 간 부서를 넘어서는 업무 소통이 이루어지고 언제 어디서나 토론하고 대화할 수 있는 열린 사무환경으로 탈바꿈한다.

또한, 회의공간이 부족한 교육청의 현 시설을 감안하여 다수의 회의실과 소규모 협업공간을 조성하고 라운지, Phone룸 등 편의시설도 확충하여 교류·소통 및 창의적인 아이디어가 창출되는 커뮤니케이션의 장을 조성할 계획이다.

업무환경에 있어서는 클라우드 업무환경(VDI)을 도입한다. VDI는 중앙서버를 이용하는 시스템으로 사무실에서는 본체 없이 모니터, 키보드, 마우스만으로 업무 처리가 가능해 어디서든 내 PC 환경이 구현되며 코로나로 인한 재택근무 시에도 중단없는 업무가 가능하게 된다.

특히, 서울시교육청은 그동안 공공기관에서는 변화에 대한 소극적인 인식과 직원 공감대 형성 부족으로 시도하지 못했던 자율좌석제 운영을 적극 도입한다. 따라서, 팀장 이하 직급 구분 없이 책상이 배치되고, 고정좌석이 없이 모든 자리에 누구나 앉을 수 있도록 운영한다.

스마트오피스 업무환경에 VDI, FMC, KIOSK 등 최신 디바이스 기술을 활용하여 언제, 어디서나 근무할 수 있는 정보통신기술(ICT) 기반 업무환경을 구축하여 업무효율성 제고에 기여할 것으로 전망된다.

아울러, 클라우드 업무환경 및 자율좌석제 등 일하는 방식의 변화에 맞춰 Paperless 업무환경을 구축한다. 이를 위해 비전자문서를 생산하는 관행을 개선하고, 각종 보고나 회의 시 종이 문서를 대신 할 수 있도록 시범부서원 전체에게 스마트패드를 지급할 예정이다.

스마트오피스 시범사업 운영을 위한 리모델링 공사는 7월 5일부터 8월 15일까지 진행되며, 공사기간 동안 시범사업 대상부서는 임시사무실(교육청 9층, 보건진흥원)로 이동하여 근무한다.

스마트오피스 시범사업은 4차 산업혁명 시대의 흐름에 발맞춰 서울시교육청 특성에 맞는 업무혁신을 선도하기 위한 공간혁신과 행정시스템 혁신의 첫걸음이 될 것이다.

서울시교육청은 이번 스마트오피스 시범사업을 통해 미래 행정환경을 선도할 수 있는 기반을 조성하고, 다양한 피드백을 통해 교육청 특성에 맞는 최적의 스마트오피스 모델을 구현하는데 최선의 노력을 다할 것이다.